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Avant la réservation, assurez-vous que le séjour choisi est compatible avec l’âge de votre enfant (dérogations possibles sur demande selon séjour et enfant). Dans le cas contraire, l’Odel ne pourrait tenir compte de la demande. Si votre enfant souhaite partir avec un ou plusieurs autres enfants, faites UN SEUL choix de séjour. Quel que soit le mode de réservation, l’acompte doit être réglé à la réservation. Le montant de l’acompte à régler équivaut à 30% du prix total du séjour.
Enregistrez votre réservation en ligne. Si le séjour choisi est disponible, vous êtes invités à régler l’acompte par carte bancaire en ligne sur notre site sécurisé www.odelevasion.fr
> Votre réservation est alors immédiatement validée.
Si le séjour choisi est disponible, vous réglez l’acompte par :
Après avoir choisi votre séjour, adressez-vous à la mairie de votre domicile qui vous remettra un formulaire de «DEMANDE DE RESERVATION» sur lequel vous pourrez effectuer 2 choix afin de vous donner plus de chances d’obtenir satisfaction. Précisez également si vous souhaitez recevoir le dossier de confirmation par courrier ou par mail. Votre mairie transmet ensuite votre demande de réservation à l’Odel accompagnée de votre acompte (chèque ou mandat cash ou chèques-vacances) OU de la prise en charge préalablement retirée auprès des organismes compétents.
Selon le choix de réception indiqué, nous vous adressons votre dossier de confirmation par courrier ou par mail.
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 30 JOURS :
- Volet 1 de la CONFIRMATION D’INSCRIPTION complété, lu, approuvé, signé et accompagné du mode de paiement choisi (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”).
- Veillez à fournir impérativement les justificatifs d‘aides dont vous bénéficiez : attestations de prise en charge mairie, attestation CAF, aides de votre CSE, prise en charge sociale...
- LES CONDITIONS GÉNÉRALES ET PARTICULIÈRES DE VENTE lues, approuvées et signées.
- LA FICHE DE RENSEIGNEMENTS et d’AUTORISATION PARENTALE dûment complétée et signée.
- LA FICHE SANITAIRE de liaison intégrant le certificat médical ainsi que les documents spécifiques OBLIGATOIRES à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi. MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEMENT FOURNIS PAR L’ODEL.
- L’AUTORISATION DE DROIT A L’IMAGE.
LE DOSSIER DE VOTRE ENFANT DOIT ÊTRE IMPÉRATIVEMENT RENVOYÉ COMPLET AFIN QU'IL PUISSE PARTICIPER AU SÉJOUR ET À TOUTES LES ACTIVITÉS.
Quel que soit le mode de réservation, l’acompte doit être réglé à la réservation. Le montant de l’acompte à régler est de 30% du prix total du séjour.
Dès que l’acompte est réglé et qu’un numéro de dossier vous est attribué, vous devez obligatoirement confirmer votre réservation en nous retournant votre dossier complet. L’Odel se réserve le droit d’annuler votre demande de réservation et de conserver un montant à titre de dédit pour frais engagés si le délai indiqué ci-après est dépassé.
> Nous vous adressons votre dossier par courrier ou par mail :
- La confirmation d’inscription,
- Les conditions générales et particulières de vente,
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale,
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical,
- Les documents spécifiques à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi
- Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.
- Le projet éducatif de l’Odel (sur simple demande ou disponible en ligne sur notre site www.odel.fr).
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 10 JOURS :
- Volet 1 de la confirmation d’inscription complétée, lue, approuvée et signée.
- Veillez à fournir impérativement les justificatifs d‘aides dont vous bénéficiez : attestations de prise en charge mairie, quotient familial, attestation CAF, aides de votre CE....
- Les conditions générales et particulières de vente lues, approuvées et signées.
- Le mode de paiement choisi devra être coché sur le dossier accompagné du règlement selon votre choix, ce qui confirmera votre réservation (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”).
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 30 JOURS :
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale dûment complétée et signée.
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical ainsi que les documents spécifiques OBLIGATOIRES à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi. MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEMENT FOURNIS PAR L’ODEL.
> Documents à conserver :
- Votre exemplaire (volet 2) de la confirmation ou une copie si vous avez reçu votre dossier par mail.
- Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.
> Vous êtes invités à contacter nos services au 04 94 925 985 dans un délai de 5 jours afin de savoir si votre demande de réservation est confirmée ou vous rapprocher de votre mairie.
> Vous devez, dans un délai de 10 jours, confirmer votre dossier en mairie :
- Remplir le Volet 1 de la confirmation d’inscription qui détaille votre décompte et indique le montant de votre participation financière pour solder votre séjour (veillez à fournir les justificatifs d’aides dont vous bénéficiez y compris du justificatif de votre quotient familial). Pour les participations communales, une attestation de prise en charge mairie devra être jointe à votre dossier.
- Les conditions générales et particulières de vente seront lues, approuvées et signées.
- Le mode de paiement choisi devra être coché sur le dossier accompagné du règlement selon votre choix (chèque, chèques vacances, mandat ou RIB), ce qui confirmera votre réservation (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”).
> La mairie vous remettra :
- Votre exemplaire de confirmation et les conditions de vente.
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale,
- La fiche sanitaire de liaison intégrant le certificat médical ainsi que tous les documents spécifiques OBLIGATOIRES en fonction du séjour choisi. - Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 30 JOURS :
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale dûment remplie et signée.
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical ainsi que les documents spécifiques OBLIGATOIRES à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi. MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEMENT FOURNIS PAR L’ODEL.
Pour toutes réservations moins d’un mois avant le départ, le dossier complet doit nous parvenir dans les 72h maximum avant le début du séjour. Tous les éléments figurant sur la fiche de renseignements et d’autorisation parentale et sur la fiche sanitaire, sont traités par nos services de manière strictement confidentielle.
4 possibilités de paiement vous sont proposées pour régler votre séjour :
Elles viennent en déduction du prix du séjour sur présentation d’un justificatif.
Avant toute réservation, renseignez-vous auprès de votre commune, de votre CSE et/ou CCAS, Conseil Départemental, CAF, Pupilles de l’Ecole Publique (se renseigner auprès des responsables de l’établissement scolaire de votre enfant). Assurez-vous que l’Odel a un accord avec l’un de ces organismes. Dans le cas contraire, l’aide aux vacances ne sera pas prise en compte pour le règlement du séjour. Elles viennent en déduction du prix du séjour sur présentation d’un justificatif.
POUR LES RÉSIDENTS VAROIS – AIDE DU CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU VAR
Attribuée en fonction de vos revenus, renseignez-vous sur www.var.fr/varjeunesse-aides et accédez directement au SIMULATEUR DE CALCUL.
L’Odel est une association loi 1901 à but non lucratif dont le siège social est situé 38 bis rue Picot – 83000 Toulon, agréée tourisme IM 083110026 et éducation populaire 83- JEP.11.09.21-166, label de qualité qui reconnaît la valeur éducative de l’association. Afin de pouvoir bénéficier des séjours proposés dans cette brochure Eté 2020, une adhésion annuelle usager de 5 € par participant est demandée à chaque premier séjour de l’année en cours. Cette adhésion est valable jusqu’au 31/12 de l’année en cours.
Si votre demande de réservation ne peut être confirmée car le séjour est complet ou en liste d’attente, l’Odel vous contacte par téléphone afin de vous proposer d’autres séjours. Si une proposition vous satisfait, votre réservation devient ferme et définitive immédiatement et l’Odel encaisse votre acompte. Dans le cas contraire, l’Odel vous retourne votre acompte ou le conserve si vous souhaitez laisser votre réservation sur liste d’attente.
Avant le départ, l’Odel vous fait parvenir par courrier (ou mail selon date de réservation) les documents ci-dessous dans une pochette de voyage :
- Des informations pratiques sur le déroulement du séjour, une fiche trousseau et, selon le séjour choisi, un code d’accès à la ligne infos-séjours pour obtenir des informations sur le déroulement du séjour.
- Une invitation à une réunion d’informations et de préparation au séjour de vacances.
MAXIMUM 10 JOURS avant le départ, vous recevrez par mail vos horaires et points de rendez-vous départ et retour, ainsi que les coordonnées du directeur du séjour. SI DANS LES 7 JOURS AVANT LE DÉPART, VOUS N’AVEZ RIEN REÇU, CONTACTEZ-NOUS !
Le jour du départ, votre enfant doit impérativement avoir dans sa valise et dans la pochette du carnet de voyage :
- La fiche trousseau remplie par vos soins.
- Quelques enveloppes timbrées avec l’adresse du destinataire.
- Les documents médicaux (ordonnance, PAI...).
- Une enveloppe contenant l’argent de poche (non obligatoire) sur laquelle vous indiquez le montant et le nom
de l’enfant.
Ne pas oublier le jour du départ d’être en possession des documents nécessaires aux voyages à l’étranger (carte d’identité, passeport, carte européenne d’assurance maladie ...).
Dans tous les cas, elles doivent être souscrites à la réservation.
Une attestation ou facture de séjour pourra vous être délivrée par l’Odel sur demande, par mail, à l’adresse suivante : servicecommercial@odelvar.com.