MODES DE RÉSERVATION
Avant la réservation, assurez-vous que le séjour choisi est compatible avec l’âge de votre enfant (dérogations possibles sur demande selon séjour et enfant). Dans le cas contraire, l’Odel ne pourrait tenir compte de la demande. Si votre enfant souhaite partir avec un ou plusieurs autres enfants, faites UN SEUL choix de séjour. Quel que soit le mode de réservation, l’acompte doit être réglé à la réservation. Le montant de l’acompte à régler équivaut à 30% du prix total du séjour.
1/ PAR INTERNET SUR NOTRE SITE WWW.ODELEVASION.FR
Enregistrez votre réservation en ligne. Si le séjour choisi est disponible, vous êtes invités à régler l’acompte par carte bancaire en ligne sur notre site sécurisé www.odelevasion.fr
> Votre réservation est alors immédiatement validée.
2/ PAR TÉLÉPHONE AU 04 94 925 985
Si le séjour choisi est disponible, vous réglez l’acompte par :
- Carte Bancaire : votre réservation est alors immédiatement validée.
- Chèque OU Mandat OU Chèques-Vacances : votre réservation sera validée dans la limite des places disponibles dès réception de votre règlement, à nous faire parvenir sous 72h.
3/ À LA MAIRIE DE VOTRE DOMICILE POUR LES VAROIS UNIQUEMENT
Après avoir choisi votre séjour, adressez-vous à la mairie de votre domicile qui vous remettra un formulaire de «DEMANDE DE RESERVATION» sur lequel vous pourrez effectuer 2 choix afin de vous donner plus de chances d’obtenir satisfaction. Précisez également si vous souhaitez recevoir le dossier de confirmation par courrier ou par mail. Votre mairie transmet ensuite votre demande de réservation à l’Odel accompagnée de votre acompte (chèque ou mandat cash ou chèques-vacances) OU de la prise en charge préalablement retirée auprès des organismes compétents.
RECEVOIR VOTRE DOSSIER & CONFIRMER VOTRE SÉJOUR
Selon le choix de réception indiqué, nous vous adressons votre dossier de confirmation par courrier ou par mail.
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 30 JOURS :
- Volet 1 de la CONFIRMATION D’INSCRIPTION complété, lu, approuvé, signé et accompagné du mode de paiement choisi (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”).
- Veillez à fournir impérativement les justificatifs d‘aides dont vous bénéficiez : attestations de prise en charge mairie, attestation CAF, aides de votre CSE, prise en charge sociale...
- LES CONDITIONS GÉNÉRALES ET PARTICULIÈRES DE VENTE lues, approuvées et signées.
- LA FICHE DE RENSEIGNEMENTS et d’AUTORISATION PARENTALE dûment complétée et signée.
- LA FICHE SANITAIRE de liaison intégrant le certificat médical ainsi que les documents spécifiques OBLIGATOIRES à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi. MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEMENT FOURNIS PAR L’ODEL.
- L’AUTORISATION DE DROIT A L’IMAGE.
LE DOSSIER DE VOTRE ENFANT DOIT ÊTRE IMPÉRATIVEMENT RENVOYÉ COMPLET AFIN QU'IL PUISSE PARTICIPER AU SÉJOUR ET À TOUTES LES ACTIVITÉS.
RÈGLEMENT DE L’ACOMPTE À LA RÉSERVATION
Quel que soit le mode de réservation, l’acompte doit être réglé à la réservation. Le montant de l’acompte à régler est de 30% du prix total du séjour.
CONFIRMATION DE VOTRE SÉJOUR
Dès que l’acompte est réglé et qu’un numéro de dossier vous est attribué, vous devez obligatoirement confirmer votre réservation en nous retournant votre dossier complet. L’Odel se réserve le droit d’annuler votre demande de réservation et de conserver un montant à titre de dédit pour frais engagés si le délai indiqué ci-après est dépassé.
COMMENT CONFIRMER ?
1/ VOUS AVEZ RÉSERVÉ PAR INTERNET OU PAR TÉLÉPHONE
> Nous vous adressons votre dossier par courrier ou par mail :
- La confirmation d’inscription,
- Les conditions générales et particulières de vente,
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale,
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical,
- Les documents spécifiques à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi
- Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.
- Le projet éducatif de l’Odel (sur simple demande ou disponible en ligne sur notre site www.odel.fr).
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 10 JOURS :
- Volet 1 de la confirmation d’inscription complétée, lue, approuvée et signée.
- Veillez à fournir impérativement les justificatifs d‘aides dont vous bénéficiez : attestations de prise en charge mairie, quotient familial, attestation CAF, aides de votre CE....
- Les conditions générales et particulières de vente lues, approuvées et signées.
- Le mode de paiement choisi devra être coché sur le dossier accompagné du règlement selon votre choix, ce qui confirmera votre réservation (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”).
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 30 JOURS :
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale dûment complétée et signée.
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical ainsi que les documents spécifiques OBLIGATOIRES à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi. MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEMENT FOURNIS PAR L’ODEL.
> Documents à conserver :
- Votre exemplaire (volet 2) de la confirmation ou une copie si vous avez reçu votre dossier par mail.
- Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.
2/ VOUS AVEZ RÉSERVÉ À LA MAIRIE DE VOTRE DOMICILE (pour les varois uniquement)
> Vous êtes invités à contacter nos services au 04 94 925 985 dans un délai de 5 jours afin de savoir si votre demande de réservation est confirmée ou vous rapprocher de votre mairie.
> Vous devez, dans un délai de 10 jours, confirmer votre dossier en mairie :
- Remplir le Volet 1 de la confirmation d’inscription qui détaille votre décompte et indique le montant de votre participation financière pour solder votre séjour (veillez à fournir les justificatifs d’aides dont vous bénéficiez y compris du justificatif de votre quotient familial). Pour les participations communales, une attestation de prise en charge mairie devra être jointe à votre dossier.
- Les conditions générales et particulières de vente seront lues, approuvées et signées.
- Le mode de paiement choisi devra être coché sur le dossier accompagné du règlement selon votre choix (chèque, chèques vacances, mandat ou RIB), ce qui confirmera votre réservation (voir les moyens de paiement proposés dans le paragraphe “REGLEMENT”).
> La mairie vous remettra :
- Votre exemplaire de confirmation et les conditions de vente.
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale,
- La fiche sanitaire de liaison intégrant le certificat médical ainsi que tous les documents spécifiques OBLIGATOIRES en fonction du séjour choisi. - Le document descriptif des garanties, si vous avez souscrit l’assurance annulation et/ou l’assurance rapatriement.
> Documents à nous retourner dans un DÉLAI MAXIMUM DE 30 JOURS :
- La fiche de renseignements et d’autorisation parentale dûment remplie et signée.
- La fiche sanitaire de liaison intégrant certificat médical ainsi que les documents spécifiques OBLIGATOIRES à la pratique de certaines activités en fonction du séjour choisi. MERCI DE FAIRE REMPLIR PAR CHACUN DES PROFESSIONNELS LES DOCUMENTS UNIQUEMENT FOURNIS PAR L’ODEL.
Pour toutes réservations moins d’un mois avant le départ, le dossier complet doit nous parvenir dans les 72h maximum avant le début du séjour. Tous les éléments figurant sur la fiche de renseignements et d’autorisation parentale et sur la fiche sanitaire, sont traités par nos services de manière strictement confidentielle.
RÈGLEMENT
4 possibilités de paiement vous sont proposées pour régler votre séjour :
> En 1 seule fois :
- Par CARTE BANCAIRE : contactez nos services au 04 94 925 985. - Par CHEQUE BANCAIRE OU CHEQUES-VACANCES : le chèque doit être transmis à nos services et sera ENCAISSE A RECEPTION (à l’ordre de l’Odel, mettre les nom et prénom de l’enfant au dos du chèque).
- Par MANDAT CASH POSTAL.
> En plusieurs fois SANS FRAIS, AVANT LE SÉJOUR :
- PRELEVEMENTS MENSUELS : le nombre de prélèvements sera déterminé automatiquement par l’Odel selon la date de réception de votre dossier de confirmation d’inscription et la date de début du séjour. Ils sont effectués le 7 de chaque mois, aussi nous vous conseillons, pour bénéficier d’un maximum de prélèvements, de nous retourner le dossier au plus tôt accompagné obligatoirement de votre RIB et du mandat SEPA complété (autorisation de prélèvement). Si le séjour n’est pas soldé au plus tard 30 jours avant le début du séjour selon les possibilités de paiement proposées ci- dessus, l’Odel se réserve le droit d’annuler automatiquement le séjour sans remboursement des sommes versées.
> NOUVEAU - en plusieurs fois SANS FRAIS, APRÈS LE SÉJOUR :
- PRELEVEMENTS MENSUELS : offre soumise à conditions. Cette facilité de paiement vous demande OBLIGATOIREMENT de vous rendre dans nos locaux à Toulon muni de votre carte bancaire, ainsi que de votre carte d’identité intitulée du même nom. Le règlement sera effectué en 3 ou 4 fois avec 1er paiement immédiat suivi de 2 ou 3 mensualités.
> CAS PARTICULIERS :
- Pour les responsables sociaux et les maisons d’enfants, le séjour devra OBLIGATOIREMENT être soldé à l’inscription. En attendant confirmation de l’aide, nous demandons aux familles bénéficiaires d’échelonner le paiement restant à leur charge dès la réservation. Dès réception du montant attribué, le solde restant dû, si existant par la famille, sera réajusté ou remboursé.
AIDES AUX SÉJOURS
Elles viennent en déduction du prix du séjour sur présentation d’un justificatif.
Avant toute réservation, renseignez-vous auprès de votre commune, de votre CSE et/ou CCAS, Conseil Départemental, CAF, Pupilles de l’Ecole Publique (se renseigner auprès des responsables de l’établissement scolaire de votre enfant). Assurez-vous que l’Odel a un accord avec l’un de ces organismes. Dans le cas contraire, l’aide aux vacances ne sera pas prise en compte pour le règlement du séjour. Elles viennent en déduction du prix du séjour sur présentation d’un justificatif.
POUR LES RÉSIDENTS VAROIS – AIDE DU CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU VAR
Attribuée en fonction de vos revenus, renseignez-vous sur www.var.fr/varjeunesse-aides et accédez directement au SIMULATEUR DE CALCUL.
ADHÉSION
L’Odel est une association loi 1901 à but non lucratif dont le siège social est situé 38 bis rue Picot – 83000 Toulon, agréée tourisme IM 083110026 et éducation populaire 83- JEP.11.09.21-166, label de qualité qui reconnaît la valeur éducative de l’association. Afin de pouvoir bénéficier des séjours proposés dans cette brochure Eté 2020, une adhésion annuelle usager de 5 € par participant est demandée à chaque premier séjour de l’année en cours. Cette adhésion est valable jusqu’au 31/12 de l’année en cours.
SÉJOUR COMPLET - LISTE D'ATTENTE
Si votre demande de réservation ne peut être confirmée car le séjour est complet ou en liste d’attente, l’Odel vous contacte par téléphone afin de vous proposer d’autres séjours. Si une proposition vous satisfait, votre réservation devient ferme et définitive immédiatement et l’Odel encaisse votre acompte. Dans le cas contraire, l’Odel vous retourne votre acompte ou le conserve si vous souhaitez laisser votre réservation sur liste d’attente.
CARNET DE VOYAGE & REUNION D’INFORMATIONS ET D’ECHANGES
Avant le départ, l’Odel vous fait parvenir par courrier (ou mail selon date de réservation) les documents ci-dessous dans une pochette de voyage :
- Des informations pratiques sur le déroulement du séjour, une fiche trousseau et, selon le séjour choisi, un code d’accès à la ligne infos-séjours pour obtenir des informations sur le déroulement du séjour.
- Une invitation à une réunion d’informations et de préparation au séjour de vacances.
CONVOCATION TRANSPORT
MAXIMUM 10 JOURS avant le départ, vous recevrez par mail vos horaires et points de rendez-vous départ et retour, ainsi que les coordonnées du directeur du séjour. SI DANS LES 7 JOURS AVANT LE DÉPART, VOUS N’AVEZ RIEN REÇU, CONTACTEZ-NOUS !
À METTRE DANS LA VALISE
Le jour du départ, votre enfant doit impérativement avoir dans sa valise et dans la pochette du carnet de voyage :
- La fiche trousseau remplie par vos soins.
- Quelques enveloppes timbrées avec l’adresse du destinataire.
- Les documents médicaux (ordonnance, PAI...).
- Une enveloppe contenant l’argent de poche (non obligatoire) sur laquelle vous indiquez le montant et le nom
de l’enfant.
Ne pas oublier le jour du départ d’être en possession des documents nécessaires aux voyages à l’étranger (carte d’identité, passeport, carte européenne d’assurance maladie ...).
ASSURANCE ANNULATION et/ou ASSISTANCE RAPATRIEMENT
Dans tous les cas, elles doivent être souscrites à la réservation.
ATTESTATION ET FACTURE DE SÉJOUR
Une attestation ou facture de séjour pourra vous être délivrée par l’Odel sur demande, par mail, à l’adresse suivante : servicecommercial@odelvar.com.
